Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Geltendmachung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter dieser Adresse.

2. Worum es geht

Voice Sales Agent ist eine Software, mit der eine digitale, KI-gestützte Sprachassistenz im Auftrag des Betreibers Erstgespräche mit Geschäftskontakten führt und bei Interesse Termine vereinbart. Die Gespräche finden am Telefon oder im Browser statt; jedes Gespräch wird vom Betreiber einzeln gestartet. Diese Erklärung betrifft die angesprochenen Geschäftskontakte, den Betreiber sowie Personen, die diese Website aufrufen.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Kontaktdaten von Geschäftskontakten: Firma, Anrede, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Notizen, die der Betreiber selbst erfasst. Sie stammen aus bestehendem Kontakt oder aus öffentlich zugänglichen Quellen wie Firmenwebsites und Verzeichnissen.
• Gesprächsdaten: Während eines Gesprächs wird die Sprache in Echtzeit zur Verarbeitung an OpenAI übermittelt, bei Telefongesprächen über den Telefonieanbieter Twilio. Voice Sales Agent zeichnet kein Audio auf. Gespeichert werden das Transkript, eine Zusammenfassung, dokumentierte Angaben aus dem Gespräch, Termin- und Rückmeldewünsche samt gewünschtem Kontaktweg sowie technische Protokolle wie Zeitpunkte, Status, Gesprächsdauer, Kosten und Messwerte zur Tonqualität.
• Telefonie-Daten: Für Telefonanrufe verarbeitet Twilio die angerufene Nummer, die angezeigte Absendernummer sowie Zeitpunkt, Dauer und Status des Anrufs.
• Kalenderdaten: Nach Freigabe durch den Betreiber fragt Voice Sales Agent Frei-/Belegt-Zeiten in dessen Google Calendar ab und legt bestätigte Termine mit Titel, Zeit und der bestätigten E-Mail-Adresse des Kontakts als Teilnehmer an. Die Einladung versendet Google. Inhalte bestehender Termine werden nicht gelesen. Zugangsschlüssel für Google werden verschlüsselt gespeichert.
• Sperrliste: Wünscht ein Kontakt keine weiteren Anrufe, speichern wir seine Telefonnummer, um erneute Anrufe zu verhindern.
• Website: Beim Aufruf dieser Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufene Seite in Serverprotokollen. Für die Anmeldung des Betreibers wird ein technisch notwendiges Cookie gesetzt. Wir verwenden keine Analyse- oder Werbe-Cookies.

4. Zwecke

Wir bearbeiten diese Daten, um Erstgespräche zu führen und zu dokumentieren, Termine zu vereinbaren, Anfragen und Rückmeldewünsche zu bearbeiten, Widersprüche gegen weitere Kontaktaufnahmen zu beachten sowie den sicheren Betrieb der Software zu gewährleisten. Kalenderdaten werden ausschliesslich für die Terminsuche und das Anlegen bestätigter Termine verwendet, nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt.

5. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

• OpenAI (USA): Sprachverarbeitung, Transkription und Gesprächslogik. Nach Angaben von OpenAI werden über die API übermittelte Daten standardmässig nicht zum Training von Modellen verwendet.
• Google (USA und weitere Länder): Kalenderabfrage, Terminanlage und Versand der Einladung.
• Twilio (USA): Telefonverbindung; Übermittlung der Sprache während des Gesprächs sowie Anrufdaten (Nummern, Zeitpunkt, Dauer, Status).
• Render (Server in Frankfurt, Deutschland): Betrieb des Sprachdienstes und Speicherung der Kontakt- und Gesprächsdaten einschliesslich Sicherungskopien.
• Vercel (USA): Hosting dieser Website und der Betreiberoberfläche.

Die Schweiz anerkennt für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, einen angemessenen Datenschutz. Soweit ein Anbieter nicht zertifiziert ist, erfolgt die Bekanntgabe auf Grundlage der von der Schweiz anerkannten Standardvertragsklauseln des Anbieters.

6. Speicherort und Aufbewahrung

Kontakt- und Gesprächsdaten werden auf einem Server von Render in Frankfurt (Deutschland, EU) gespeichert. Davon werden täglich Sicherungskopien erstellt: auf demselben Server (die 14 neuesten), durch Render (mindestens 7 Tage) und als Kopie auf dem verschlüsselten Rechner des Betreibers in der Schweiz (die 30 neuesten). Ältere Sicherungen werden automatisch gelöscht. Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, und löschen sie auf Anfrage, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Gesprächsverläufe bleiben zur Nachvollziehbarkeit erhalten, auch wenn ein Kontakt aus der Kontaktliste gelöscht wird, bis sie ebenfalls gelöscht werden. Einträge in der Sperrliste bewahren wir auf, solange sie zur Beachtung des Widerspruchs nötig sind.

7. Datensicherheit

Der Zugang zur Betreiberoberfläche ist passwortgeschützt. Zugangsschlüssel zu Drittanbietern verbleiben auf dem Server und gelangen nicht in den Browser; Google-Zugangsschlüssel werden verschlüsselt gespeichert, auch in den Sicherungskopien. Verbindungen sind verschlüsselt. Sicherungskopien werden vor dem Speichern auf Vollständigkeit geprüft und nur über einen eigenen, ausschliesslich lesenden Zugang abgerufen.

8. Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten verlangen sowie deren Berichtigung oder Löschung, der Bearbeitung widersprechen und die Herausgabe Ihrer Daten verlangen. Schreiben Sie dazu an die oben genannte E-Mail-Adresse. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

9. Google API Services

Die Verwendung von Informationen, die Voice Sales Agent über Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen an die eingeschränkte Nutzung (Limited Use).

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Bearbeitung ändert. Massgebend ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.